OPISYWANIE I ORGANIZOWANIE DOKUMENTÓW





Po wejściu do programu SK (System Kancelaryjny), aby obejrzeć zeskanowane strony naciskamy przycisk "Importuj nowy dokument".





Pojawi nam się następne okno z następującymi opcjami:
  • obejrzyj pismo
  • przejdź do opisu
  • edytuj dokument
  • importuj nowe
  • anuluj





OBEJRZYJ PISMO

Ta opcja pozwala na przejrzenie zeskanowanych stron i sprawdzenie czy są zeskanowane poprawnie, w odpowiedniej kolejności itd. Jeżeli obejrzeliśmy strony i nie mamy zastrzeżeń co do jakości obrazu lub kolejności stron, zamykamy okno i włączamy opcję:

PRZEJDŹ DO OPISU

Do opisania zeskanowanego dokumentu pojawi się Nam okno (rys. poniżej). Jest ono podzielone na trzy części:
  • menu
  • podgląd dokumentu
  • formularz z danymi dotyczącymi kontrahenta (np. nazwa, imię przedstawiciela, symbol sprawy, termin załatwienia, itp...)


MENU



DODAJ POWIĄZANIE - korzystamy z tej opcji, gdy chcemy powiązać opisywany przez Nas dokument z innym pismem przechowywanym w systemie.

EDYTUJ PISMO - spełnia rolę porządkową dla opisywanego dokumentu. patrz EDYTOR

IMPORTUJ NOWE - za pomocą tej opcji możemy zacząć pracę nad nowym dokumentem (jest to równoznaczne z zakończeniem pracy nad ostatnio opisywanym dokumentem).

IMPORTUJ POWIĄZANIE - podobnie jak w DODAJ POWIĄZANIE umożliwia powiązanie opisywanego dokumentu z pismem nie znajdującym się w systemie.

ANULUJ - Rezygnacja z przetwarzania dokumentu. Równoznaczne ze skasowaniem zeskanowanego dokumentu.

PODGLĄD DOKUMENTU



W oknie do opisywania pisma mamy podgląd dokumentu (rys. pozwyżej). W oknie podglądu widoczny jest fragment dokumentu. Za pomocą suwaka z prawej strony możemy przewijać dokument, aby obejrzeć jego pozostałą część.

FORMULARZ Z DANYMI



W celu opisania dokumentu trzeba wypełnić pola formularza. Po kolei są to (od lewej):
  • rodzaj - tym do wyboru: postanowienie, zarządzenie, wniosek, zawiadomienie, ponaglenie i inne.
  • symbol sprawy - tutaj wpisujemy nadany przez Nas symbol sprawy.
  • status - tego pola nie wypełniamy - pojawia się w nim status sprawy.
  • wymagany termin załatwienia - tu wpisujemy datę, do kiedy powinna zostać wysłana odpowiedź na to pismo. Domyślnie jest to 7 dni od dnia wpłunięcia pisma.
  • data wpłynięcia do BZSI - automatycznie system ustawia na datę dnia wprowadzenia pisma do systemu, możemy tę datę ręcznie poprawić.
  • nazwisko - imię - w tych polach wpisujemy imię przedstawiciela urzędu lub firmy nadawcy pisma.
  • nazwa I, nazwa II - w tych polach wpisujemy nazwę urzędu lub firmy nadawcy pisma
  • podstawa prawna - w tym polu możemy zaznaczyć odpowiednie podstawy prawne dla wymagan wymienionych w piśmie
  • podstawa prawna inne - w tym polu podajemy inny artykuł jeśli nie znaleźliśmy go w polu podstawa prawna.

EDYTUJ DOKUMENT

Ta opcja uruchamia program do edycji dokumentów. Edytor pozwala na:
  • zmianę kolejności stron
  • usuwanie niepotrzebnych stron
  • dodawanie nowych stron do istniejących dokumentów
  • podgląd w powiększeniu (zoom)
  • opisywanie dokumentu
  • itd.





IMPORTUJ NOWE

Ta opcja importuje nowe zeskanowane strony i rozpoczyna pracę z nowym dokumentem.

ANULUJ

Po naciśnięciu tego przycisku anulujemy zeskanowany dokument, co jest równoznaczne z usunięciem go z systemu.

edytor


adnotacje


skanowanie


wyszukiwanie